Teknologi

7 Cara Menggunakan E-mel Secara Efektif

Walaupun kini terdapat pelbagai aplikasi komunikasi, tetapi bilangan alamat e-mel masih kian meningkat setiap tahun.

Menurut anggaran oleh pembekal perkhidmatan e-mel, Web.de dan GMX, di Jerman sahaja sepanjang tahun lalu  terdapat 625.8 bilion e-mel telah dihantar.

Setiap tahun pengunaan emel kian meningkat walaupun ada pilihan lain untuk dijadikan platform komunikasi

Walau bagaimanapun, sesetengah orang masih tidak faham cara menggunakan emel dengan betul. Berikut adalah tujuh petua untuk menggunakan emel dengan betul, efektif dan lebih selamat.

1.Tujuan

E-mel bukannya pilihan terbaik untuk komunikasi perniagaan tetapi boleh dijadikan bukti untuk urusan perjanjian perniagaan. Syarikat-syarikat mungkin perlu membuat arkib dan menyimpan mel perniagaan. Oleh itu, lebih baik  ‘instant messaging’ dan media sosial digunakan untuk perkara-perkara mudah, seperti mengatur mesyuarat makan tengah hari atau chat digital pendek.

2. Prinsip KISS

Ia adalah singkatan untuk keep it short and simple (pastikan ia pendek dan mudah). Jika anda menulis e-mel, cuba pastikan ia  ringkas dan padat. Supaya perkara yang disampaikan jelas,  setiap mel sepatutnya hanya mengandungi satu topik dan ia sepatutnya disebut di dalam ruang subject.

Anda perlu menulis topik perbincangan dalam ruang subjek

Ramai orang menggunakan peti masuk sebagai senarai tugasan. Jika anda rasa penerima tidak memberikan perhatian kepada emel yang dihantar kepada mereka, perkara-perkara penting boleh di ‘bold’ kan tetapi jangan berlebih-lebihan.

3. Tandatangan

Pengguna boleh cipta tandatangan dalam program e-mel yang akan muncul di bawah setiap mel secara automatik. Sama juga seperti di atas : Pastikan ia ringkas. Dalam kebanyakan kes, pihak majikan akan menyediakan tandatangan korporat. E-mel peribadi juga boleh ada tandatangan – namun ia perlu mempunyai teks dan maklumat penting sahaja serta ucapan salam pendek.

4. Keselamatan

E-mel sering digunakan untuk ‘spam’ dan penyebaran perisian berniat jahat. Garis panduan mudah ini dapat membantu melindungi diri anda dari kejadian sedemikian.

“Jangan buka e-mel daripada orang yang tidak diketahui. Jangan buka lampiran yang tidak diketahui asal-usulnya – terutamanya fail-fail seperti .zip atau .rar,” kata Julian Graf dari Pusat Perlindungan Pengguna North-Rhine Westphalia.

5. Kata laluan

Perkara yang lebih penting adalah memilih kata laluan yang selamat, kata Graf. “Peti mel anda adalah teras kehidupan digital anda – setiap akaun dihubungkan dengannya.” Sekiranya penggodam dapat ceroboh ke peti mel anda, biasanya tidak terlalu sukar untuk menceroboh ke akaun lain seperti Amazon, Paypal atau Facebook.

Penting untuk memilih kata laluan yang selamat untuk akaun e-mail anda

Kata laluan yang  selamat harus sepanjang lapan hingga 12 aksara dan  mempunyai campuran huruf besar dan huruf kecil, angka dan aksara khas.

Pastikan anda tidak menggunakan nama ahli keluarga dan kombinasi lain yang mudah diteka. Anda boleh melayari  laman web  Identity Leak Checker (penyemak kecurian identiti) milik Institut Hasso Plattner atau laman web “haveibeenpwned.com” untuk mengetahui sama ada data preribadi anda sudah dicerobohi atau tidak.

6. Encryption (penyulitan)

E-mel adalah seperti poskad”, kata manual Bitkom. Bagi penjenayah, agak mudah untuk mengakses mel tanpa penyulitan, sepatutnya hanya penghantar dan penerima dapat membaca kandungan apabila penyulitan akhir (end-to-end) E2E digunakan.

Walau bagaimanapun supaya ia berfungsi, mereka juga mesti menukar crypto keys (kekunci penyulitan) mereka. Perkara ini agak rumit jadi ramai orang tidak menyulitkan mel mereka.

7. Akaun pakai buang

Banyak perkhidmatan di Internet memerlukan alamat e-mel untuk membuat akaun. Jika anda hanya merancang  menggunakan akaun tersebut sekali, anda mungkin mahu menggunakan alamat pakai buang. Menurut portal IT “teltarif.de”,  ia merupakan sejenis akaun mel sementara.

Akaun emel tersebut mungkin boleh membalas emel yang diterima atau  hanya  boleh membaca e-mel. Laman web yang menawarkan perkhidmatan ini antaranya adalah “10minutemail.com,”. Oleh kerana ada laman web yang mengenal pembekal mel pakai buang apabila anda mendaftarkannya, anda perlu cepat mencari dan menggunakan alamat emel lain.

Sumber: The Star

Tags
Show More

Related Articles

Back to top button